Administrasi Gugusdepan  adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Gugusdepan Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan dan tugas pokok Gugusdepan Gerakan Pramuka.

Ø  Sistem penomoran surat pengurus dewan

01 / A / XI.23.04-791-04-792 / PRSMI / XII / 2019

A     B   C   D       E          F            G           H      I

            Keterangan :

            A         : Nomor Surat

            B         : Kode Jenis Surat

            C         : Kode Kwartir Daerah Jawa Tengah

            D         : Kode Kwartir Cabang Temanggung

            E          : ( Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putra

            F          : ( Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putri

            G         : Nama Kegiatan

            H         : Bulan Pembuatan Surat (ditulis dengan angka romawi)

            I           : Tahun Pembuatan Surat

Ø  Kode Jenis Surat :

Kode A                       : Surat Biasa

Kode B                       : Surat Keuangan

Kode C                       : Surat Rekomendasi, SK, Mandat, dan Sertifikat

Kode Ist                      : Surat Istimewa

Ø  Sarana Surat Menyurat:

1.      Kertas yang digunakan F4 maksimal 70 gram

2.      Penggunaan kertas F4 di atas 70 gram atau jenis lainnya, hanya terbatas untuk jenis naskah yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu yang lama.

3.      Pengetikan sarana administrasi menggunakan bentuk huruf :

a)      Times New Roman 12

b)      Spasi 1,5

4.      Kop Surat

a)      Kertas dengan kop surat nama Gugusdepan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh ketua Gugusdepan yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh ketua Gugusdepan.

b)      Kop Surat Gugusdepan menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan disudut kiri atas dan lambang/logo WOSM yang dilakukan disudut kanan atas dilihat dari pandangan pembaca, nama gugusdepan ditulis diantara dua lambang//logo tersebut.

c)      Perbandingan ukuran lambang/logo dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

d)     Nama gugusdepan menggunakan jenis huruf arial black ukuran 18

e)      Alamat gugusdepan menggunakan jenis huruf arial ukuran 11

f)       Antara kop surat dengan tempat pembuatan dan tanggal pembuatan surat dan nomor surat dipisahkan oleh 2 garis.

Ø  Susunan surat :

1.      Kepala

a)      Kop gugusdepan

b)      Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas.

c)      Nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal di sebelah kiri atas.

d)     Kepada (alamat yang dituju).

2.      Isi

a)      Alinea pembuka

b)      Isi

c)      Alinea penutup

3.      Penutup

a)      Nama jabatan

b)      Tandatangan pejabat

c)      Nama lengkap

d)     Nomor Tanda Anggota (NTA)

e)      Stempel Gugusdepan (digunakan seesuai dengan keperluan)

4.      Tembusan memuat nama jabatan penerima (bila diperlukan), ditulis dibawah penutup.

5.      Hal yang perlu diperhatikan

a)      Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama

b)      Penandatanganan “atas nama (a.n) hanya dilakukan  sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi wewenang diberi tembusan.

c)      Jika surat disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah helai

Perihal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa diakhiri tanda baca.